Elaborar as políticas de privacidade na sua empresa é algo fundamental para se adaptar à LGPD e garantir a continuidade do negócio sem correr riscos de ser autuado, sofrer com multas ou mesmo prejudicar clientes, colaboradores ou fornecedores.
Pensando nessa dificuldade de muitas empresas brasileiras, que ainda não se adequaram à LGPD, trouxemos um guia rápido, com dicas que tornarão essa adaptação um pouco mais fácil. Confira!
5 dicas para elaborar as políticas de privacidade da sua empresa
1 – Linguagem simples
O primeiro passo é adotar uma linguagem mais simples. Entendemos que contratos normalmente são cheios de termos jurídicos e complicados, bem como textos elaborados por advogados. Mas, é importante ter em mente que as políticas de privacidade não são apenas voltadas a pessoas que entendem do assunto, mas também ao público mais leigo, que não tem tanta informação a respeito da LGPD e não utilizam um português tão complexo no dia a dia. Clareza e objetividade fazem toda a diferença.
2 – Acessibilidade
A política de privacidade precisa ser de fácil acesso. Coloque-a em seu site, disponibilize um botão na página inicial, seja no rodapé ou no corpo da página. É imprescindível que o usuário encontre, com facilidade, o documento que descreve a utilização dos seus dados por parte de terceiros.
3 – Objetividade é a palavra-chave
Documentos longos demais e complicados demais não são lidos por ninguém além de especialistas e advogados. Foque suas políticas de privacidade na forma como os dados dos seus clientes, parceiros, colaboradores e fornecedores serão utilizados pela empresa. Detalhe sua utilização e como ou quando os dados serão repassados a terceiros, bem como a finalidade desse repasse. Certifique-se de embasar cada informação de acordo com a legislação vigente, citando a lei por número e nome para facilitar a vida de quem estiver lendo o documento.
Isso gera uma sensação de honestidade e confiança por parte do seu consumidor, que saberá que os dados estarão seguros e que dependem de sua permissão para serem compartilhados.
4 – Tenha as políticas sempre em mãos para eventuais atualizações
A LGPD ainda está dando seus primeiros passos. Portanto, as políticas de privacidade que você criar hoje podem não ser tão válidas amanhã. É necessário garantir que elas estejam acessíveis e editáveis para sua empresa. Assim, fica fácil realizar atualizações de acordo com o surgimento de novas informações.
5 – Não faça tudo sozinho
Se você deseja ter sucesso na adequação à LGPD, precisa contar com profissionais qualificados, de preferência especializados nesse processo. A proteção de dados não depende apenas de tecnologia, mas também é uma cultura que deve ser preservada na empresa. Veja, ainda que você tenha os melhores softwares e a estrutura mais robusta, ainda será preciso conscientizar os colaboradores sobre o que é certo e errado. O profissional mais indicado para supervisionar tudo isso é o DPO (Encarregado de Dados – Data Protection Officer).
O DPO é descrito pela LGPD como o funcionário que faz a ponte entre empresa, os usuários e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), e por buscar constantemente o compliance com a LGPD. Busque o apoio de um profissional qualificado, devidamente atualizado e facilite essa transformação no seu negócio.
